Компенсация за использование личного автомобиля

При оформлении компенсации за использование личного автомобиля или мотоцикла в служебных целей возникает ряд вопросов, связанных с правилами начисления и последующим налогообложением такого сотрудника. К сожалению, этот вопрос описан не одним, а десятками различных нормативных документов, а потому требует детального изучения.

Прежде всего нужно определиться с тем, что называется "использованием в служебных целях". Во избежание слишком широкого определения принято считать, что это любое некоммерческое использование личного автотранспорта в рабочее время, сюда входят, например, поездки на деловые встречи, но не входят курьерские услуги, в последнем случае речь идет об аренде автомобиля предприятием. Если организация решает компенсировать сотруднику использование личного автотранспорта, следует учесть, что компенсация проводится единым стандартным платежом, без дополнительного учета расходов на бензин и ремонт автомобиля или мотоцикла. Сумма компенсации определяется исключительно индивидуально работодателем и сотрудником с учетом объема двигателя, расхода бензина и любых значимых деталей, сумма прописывается в трудовом договоре. При ежемесячных расчетах компенсация учитывается с вычетом выходных, отгулов и больничных.

Как правильно оформить компенсацию? Сотрудник должен предоставить бухгалтерии предприятия весь комплекс документов на машину: техпаспорт, доверенности, в случае необходимости дополнительные технические документы. Бухгалтерия хранит нотариально заверенные копии всех выше перечисленных документов. Как уже отмечалось, компенсация начисляется ежемесячным стандартным платежом, для начала выплаты необходим приказ руководителя по предприятию, в котором указывается сумма ежемесячной выплаты.

Отдельные сложности связаны с официальной нормой компенсации за использование автомобиля или мотоцикла в служебных целях. Основным документом, который описывает порядок и сумму начисления, является постановление Правительства Российской Федерации № 92 от 8 февраля 2002 года, оно определяет размер ежемесячной компенсации, который не подлежит дополнительному налогообложению. Постановление повлекло за собой разные трактовки, было дополнено многочисленными приложениями и разъяснено несколькими письмами и окончательно - решением Высшего Арбитражного Суда. Приложение к постановлению Правительства Российской Федерации от 2 июля 2013 г. N 563 устанавливает размер компенсации для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 кубических сантиметров в 2400 рублей, свыше 2000 кубических сантиметров - 3000 рублей. Поскольку компенсационные выплаты часто значительно превышают указанную сумму, то разница признавалась "дополнительным благом" и должна была подвергаться налогообложению. В ходе общественного обсуждения постановления были получены письма и разъяснения Минфина, поясняющие, что сумма разницы между компенсацией и нормой облагается лишь налогу на прибыль физических лиц и освобождена от всех иных сборов.

Следует учесть еще два важных момента. Во-первых, сокращение разнообразных взносов сотрудника (касается любым вычетов, кроме НДФЛ), получающего компенсацию за использование личного автотранспорта производится не на разницу компенсации и нормы, а на всю сумму, указанную в трудовом договоре, можно утверждать это, ссылаясь на 188ую статью Трудового кодекса. Во-вторых, налогообложение разницы между суммы компенсации и установленной нормой производится после ее фактической выплаты сотруднику, то есть в этом месяце за предыдущий.

Поскольку все остальные вычеты из зарплаты сотрудника происходят сразу после ее начисления, многие бухгалтера разносят момент выплаты компенсации и заработной платы во времени. Если выплата зарплаты за истекший месяц предполагается в первых числах наступившего, то выплату компенсации удобно провести в последних числах прошедшего месяца. Это поможет избежать путаницы и облегчит представление документации для проверки. Так же во избежание обнаружения нарушений, следует разбить указанную в трудовом договоре сумму компенсации поденно, это позволит учитывать больничные и отгулы сотрудника при начислении компенсации за истекший месяц.